A equipe de TI tem razões de sobra para controlar o uso dos computadores da empresa. Preocupados em preservar esses recursos, as informações que trafegam na rede e a largura de banda disponível, eles olham com desagrado para os programas de mensagens instantâneas, proíbem o uso de softwares desautorizados ou sites considerados suspeitos ou inapropriados e até limitam o tamanho dos arquivos transferidos.
Mesmo assim, existem formas de driblar algumas das limitações impostas. Assim, há quem – mesmo no ambiente de trabalho – envie e receba arquivos de vários tamanhos, tenha acesso a programas de mensagens instantâneas pela web e até execute programas que não fazem parte da rotina de trabalho.
Mais do que incentivar o uso – apesar de o conteúdo abaixo mostrar como fazer cada uma dessas coisas – essa reportagem tem o objetivo de alertar o administrador das redes de que existem brechas nas políticas de segurança e que elas devem ser corrigidas.
1) Transfira arquivos enormes
A maioria das empresas delimita um teto para o tamanho dos arquivos anexados aos e-mails que chegam às caixas dos seus funcionários. Isso não impede que você receba documentos grandes mas necessários para o seu trabalho.
Sites como Box.net, SendSpace, SendThisFile e YouSendIt são algumas alternativas de serviços de transferência de arquivos que vão de gratuitos a planos especiais de baixo custo para quem precisa enviar ou receber arquivos gigantes, em processos de transmissão protegidos por senha. Por exemplo, o YouSendIt permite que você envie documentos de até 100 megabytes sem precisar de registro; outros sites pedem que você forneça seu endereço de e-mail. Normalmente, os destinatários têm uma semana para abrir o e-mail e fazer o download do documento a partir do servidor.
Com o serviço de transferência online do YouSendIt, você pode enviar arquivos com tamanho superior a 100 MB, de graça e sem precisar de registro. Em compensação, deve informar um endereço de e-mail para fazer uma transferência protegida por senha.
2) Se quiser conversar…
Grande parte das empresas não apóia ou simplesmente proíbe os programas de mensagens instantâneas, com o argumento de que eles interferem negativamente na segurança e prejudicam o desempenho da conexão de internet. Infelizmente, elas estão certas e talvez esses softwares usem até mais espaço de banda do que elas imaginam.
Por sorte, para usar serviços como o AIM Express da AOL, MSN Web Messenger da Microsoft e o Google Talk não exige baixar nem instalar qualquer software.
Se a equipe de TI da sua empresa não bloqueou todos os programas de mensagens instantâneas, você pode ter mais privacidade com o Trillian Basic, que criptografa as mensagens. Outra opção é acessar um serviço desse tipo por meio da home page do Meebo, com a vantagem de poder fazer o login anonimamente.
3)Use qualquer aplicativo no trabalho
Políticas que proíbem o uso de certos programas não o impedem de trabalhar com eles. Se sua empresa não desativou as portas externas do PC, basta você carregar o software que quiser em um disco de memória flash ou em um disco rígido portátil na entrada de USB U3. Os aplicativos e as informações no disco U3 permanecem independentes do sistema. Quando você remove o disco da porta USB, os arquivos e aplicativos desaparecem do PC.
O site PortableApps.com oferece softwares open-source gratuitos que podem ser salvos em qualquer dispositivo externo de armazenamento. Ao desconectar o dispositivo, todos os arquivos temporariamente salvos no PC, enquanto o software estava em uso, são removidos.
4) Acesse sites bloqueados
Cientes das possíveis conseqüências desagradáveis, as empresas bloqueiam sites relacionados à pornografia e a jogos e também endereços notoriamente perigosos. Equipes de TI mais zelosas podem, inclusive, bloquear o acesso a contas de e-mail e a sites inofensivos.
Não tema. Navegando por meio de um site substituto – um site não bloqueado que permite acessar conteúdos bloqueados – você pode passar despercebido pelo controle de segurança. Na home page da Proxy.org é possível encontrar centenas de links de sites substitutos. A desvantagem de navegar por um substituto é a demora para carregar as páginas, ocasionada pela transmissão das informações do site original para o servidor do site substituto, antes de chegar até você.
Outra maneira de desbloquear um site é usar a página de tradução do Google. Embora o seu objetivo original seja fazer traduções, ela também funciona como um site substituto, se você usá-la para traduzir do inglês para o inglês.
Na barra de endereço do seu navegador, escreva: http://www.google.com/translate?langpair=en|en&u=www.site.com. Onde está "www.site.com", coloque o endereço do site que deseja acessar.
5) Armazene seus documentos de trabalho na Internet
Seu chefe espera que você termine seu trabalho mesmo se estiver fora do escritório. A política de segurança da empresa, entretanto, pode não permitir o acesso aos arquivos de que precisa. Uma opção é salvá-los em uma USB ou em outro dispositivo portátil de armazenamento, antes de sair do escritório. Mas há empresas que não permitem nem isso.
A saída é carregar os arquivos que você sabe que serão necessários em um site de armazenamento como o Box.net ou o Xdrive, da AOL. A maioria desses serviços fornece pelo menos alguns gigabytes de armazenamento gratuito. Gmail, Yahoo Mail, Hotmail e outros serviços de e-mail fornecem de 5 GB até armazenamento ilimitado. Portanto, uma terceira opção seria enviar os arquivos para o sua conta de e-mail pessoal, na qual terá acesso aos seus anexos. Isso, claro, se a política de e-mails da empresa não bloquear o envio de determinados tipos de arquivo pelo correio eletrônico.
6) Use o seu e-mail da empresa fora do escritório
Amedrontadas com a possibilidade de invasores entrarem nos seus servidores, algumas empresas não deixam os funcionários acessarem suas contas de e-mail fora do escritório. Outras não dão suporte a BlackBerrys ou outros dispositivos baseados no telefone, porque não querem que o funcionário receba seus e-mails por esses dispositivos.
Uma forma de acessar sua conta de e-mail de qualquer lugar é manter os e-mails no servidor original, mas encaminhá-los para outra conta. No Outlook, clique em Ferramentas, Regras e Alertas. Selecione Regras de e-mail, clique no botão Nova regra e em seguida no botão Iniciar com base em uma regra em branco.
A janela do assistente vai se abrir com os dois primeiros passos já selecionados. Clique em Avançar, e verifique as configurações oferecidas para encaminhar apenas para um endereço pré-estabelecido. Clique novamente em Avançar e, na janela Selecione as condições, escolha encaminhar para uma pessoa ou para uma lista de endereços. Na segunda etapa, clique no link da pessoa ou da lista. No campo Endereço da regra, escreva o endereço de e-mail para o qual quer encaminhar. Clique em OK e Concluir.
No Outlook Express, selecione Ferramentas, Regras da mensagem, E-mail. Uma janela para seleção da quarta etapa vai aparecer. Escolha a opção apropriada de cada janela. Em seguida, clique em Encaminhar para link pessoal, escreva o endereço de e-mail que deseja e clique em OK. Depois, escreva um nome para sua nova opção de encaminhamento (como Encaminhar para o endereço do Yahoo) e clique em OK.
Agora, seu e-mail vai aparecer tanto na caixa da sua conta da empresa quanto na da conta que você escolheu para encaminhá-los. Lembre-se de que se você responder qualquer e-mail usando a segunda conta, o destinatário vai ver um endereço diferente, não o seu endereço da empresa.
7) Afaste bisbilhoteiros
Se o seu e-mail estiver conectado à rede da empresa ou a um serviço de webmail, em ambos os casos a empresa tem o direito de monitorar as mensagens enviadas e recebidas.
Para afastar os bisbilhoteiros de plantão, você pode criptografar suas mensagens. Obviamente, isso pode acionar o alarme da equipe de TI – e é provável que aconteça. Então, se tiver que enviar um e-mail cujo conteúdo não seria aprovado pelo seu chefe, espere até chegar em casa e use seu próprio PC.
Para criptografar qualquer mensagem de e-mail, é necessário que tenha um certificado de identidade digital. Diversas empresas vendem esses certificados, como a VeriSign, que cobra 20 dólares por ano. Para obter uma identidade digital no Outlook 2003, selecione Ferramentas, Opções, Segurança e clique em Obter identidade digital. Uma vez que você a obteve, ela vai se instalar automaticamente no navegador da web ou no programa de e-mail.
Uma identidade digital funciona como o substituto eletrônico de um envelope lacrado ou aquele que você assina manualmente. Ela permite que você criptografe arquivos ou e-mails, protegendo-os de curiosos. Apenas o destinatário que você quiser vai conseguir ler a mensagem. Para isso, é claro, você precisa contar a ele sua senha.
Daniel Teófilo - Tecnologia 